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驴Qu茅 es la planificaci贸n de proyectos?

La planificaci贸n de proyectos es la fase de la gesti贸n de proyectos en la que se determinan los pasos reales para completar un proyecto. Esto incluye el establecimiento de calendarios, el establecimiento del presupuesto, la fijaci贸n de hitos, la evaluaci贸n de los riesgos, y la solidificaci贸n de las tareas y su asignaci贸n a los miembros del equipo.听

La planificaci贸n del proyecto es la segunda etapa del ciclo de vida de la gesti贸n de proyectos. El ciclo completo incluye el inicio, la planificaci贸n, la ejecuci贸n y el cierre.

驴Qu茅 es un plan de proyecto?

Un plan de proyecto es un documento que expone la informaci贸n clave de un proyecto. Puede variar seg煤n la organizaci贸n y el proyecto. Los componentes de un plan de proyecto suelen ser claros:

• Alcance y objetivos: Un plan de proyecto debe dejar claro lo que el proyecto pretende conseguir.

• Calendario: El calendario indica cu谩ndo comenzar谩 y terminar谩 el proyecto, cu谩nto tiempo se espera que duren las tareas y cu谩ndo deben alcanzarse los hitos.

• Tareas e hitos: Las tareas son los componentes del trabajo que deben completarse para alcanzar los hitos y, finalmente, todo el proyecto. Los hitos son un conjunto de tareas y definen el final de una fase del proyecto. Por ejemplo, completar un prototipo de p谩gina web en un proyecto para redise帽ar la p谩gina web de una empresa se considerar铆a un hito.

• Personas: Un plan de proyecto suele definir qu茅 persona est谩 a cargo de qu茅 tarea.

• 顿辞肠耻尘别苍迟补肠颈贸苍: Un plan de proyecto puede incluir enlaces a otros gr谩ficos y documentos importantes, como las matrices RACI, la carta del proyecto, el presupuesto o el plan de gesti贸n de riesgos, para que sea f谩cil encontrar la informaci贸n clave.

Plantilla de plan de proyecto

Una plantilla puede proporcionar a los gestores de proyectos un punto de partida que pueden adaptar a sus necesidades. Muchas est谩n disponibles para su descarga gratuita en l铆nea, como , del Google Project Management: Certificado Profesional, que utiliza las hojas de Google. Otras plantillas utilizan Microsoft Word, Google Docs o Microsoft Excel.

Imagen del Certificado Profesional Google Project Management.

C贸mo crear un plan de proyecto

El plan exacto de un proyecto puede tener un aspecto diferente en funci贸n de las preferencias del gestor del proyecto y de la organizaci贸n. Sin embargo, en general, se puede empezar por determinar el calendario antes de pasar a concretar las tareas, los hitos y las funciones, y a recopilar otros documentos importantes.

1. Determina un calendario.

El fundamento del plan del proyecto suele ser el calendario o cronograma. Un cronograma debe incluir la fecha de inicio y de finalizaci贸n del proyecto, el tiempo que se tardar谩 en terminar cada tarea e hito, y las fechas en las que se espera que se completen las tareas y los hitos.

Los gestores de proyectos suelen empezar a crear calendarios en torno a restricciones estrictas determinadas por las partes interesadas. 驴Necesitas dise帽ar y producir un nuevo juguete antes de la temporada de compras navide帽as? Deber谩s asegurarte de que tu calendario lo refleje. Aseg煤rate de hablar con los miembros del equipo para saber cu谩nto tiempo suele llevar cada tarea. Es posible que tambi茅n quieras incluir reguladores de tiempo para las tareas que implican alg煤n riesgo.

Las herramientas que puedes utilizar en esta fase son:

• Diagrama de Gantt

• Estructura de desglose del trabajo

2. Construye las tareas y los hitos.

Una vez que sepas cu谩ndo deben completarse las tareas, los hitos y todo el proyecto, podr谩s determinar qu茅 recursos se necesitan en cada momento del proyecto y qu茅 miembros de tu equipo trabajar谩n en cada tarea. Este ejercicio se denomina planificaci贸n de la capacidad.听

Tambi茅n puedes utilizar este tiempo para determinar la ruta cr铆tica de un proyecto. La ruta cr铆tica es el m铆nimo de tareas que hay que completar para cumplir el objetivo del proyecto.

3. Establece las responsabilidades.

En esta fase, hay que concretar las tareas que se asignan a cada miembro del equipo y comunicarse con ellos para asegurarse de que est谩n informados y tienen respuesta a sus preguntas.听

Si creaste una matriz RACI en la fase de inicio del proyecto, este ser谩 un buen momento para consultarlo.听

4. Enlace con los documentos importantes.

Un plan de proyecto suele convertirse en un documento central al que se hace referencia con frecuencia a medida que el proyecto avanza. Puede ser una buena idea adjuntar o enlazar documentos que ser谩 煤til tener a mano. Si tu plan de proyecto est谩 en una hoja de c谩lculo, puedes enlazar otros documentos en pesta帽as separadas para facilitar el acceso.

Los documentos importantes pueden ser:

• Carta del proyecto

• Presupuesto del proyecto

• Plan de comunicaci贸n

• Matriz RACI

• Plan de gesti贸n de riesgos

• Plan de gesti贸n del cambio

Como empezar en la gesti贸n de proyectos.

Crear un plan de proyecto es uno de los pasos para garantizar que un proyecto se lleve a cabo con 茅xito. Hay muchas otras herramientas y fases de las que querr谩s tener conocimiento cuando seas pionero en tu primer proyecto.听

Si est谩s buscando una forma de aprender los fundamentos de la gesti贸n de proyectos, considera el Certificado Profesional de Gesti贸n de Proyectos de Google.