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驴Qu茅 es 鈥渟cope creep鈥� y por qu茅 es importante?

El scope creep define los l铆mites de un proyecto: qu茅 debe completarse, a qui茅n debe entregarse, el presupuesto, el calendario y los recursos. El scope creep se produce cuando alguno de los elementos del alcance empieza a cambiar una vez iniciado el proyecto. Por ejemplo, digamos que un proyecto para a帽adir tres nuevas funciones a un programa inform谩tico se convierte en un proyecto para a帽adir cinco nuevas funciones. O un proyecto de construcci贸n para renovar un edificio necesita incluir actualizaciones de los cimientos tras descubrirse algunos fallos. Ambos casos se consideran ampliaci贸n del alcance.

La ampliaci贸n del alcance puede hacer que un proyecto se salga del presupuesto, se prolongue m谩s all谩 de su plazo y, en algunos casos, aumente el riesgo del proyecto. A veces, el scope creep es incontrolable, y parte de ser un gerente de proyecto eficaz consiste en saber c贸mo afrontar mejor los cambios inevitables. Pero tratar de evitarla antes de que se produzca y saber c贸mo manejarla cuando ocurre es clave para el 茅xito de un proyecto.

Un ejemplo cl谩sico de scope creep

El scope creep puede darse en proyectos grandes y peque帽os. Un ejemplo cl谩sico es la intenci贸n del Aeropuerto Internacional de Denver, Colorado, EE.UU. de automatizar el sistema de gesti贸n de equipajes de sus tres terminales en 1995. El proyecto dur贸 unos diecis茅is meses m谩s de lo previsto y super贸 el presupuesto en 560 millones de d贸lares, a pesar de que los resultados estaban muy por debajo del scope creep鈥攕贸lo se automatiz贸 un sistema de equipajes en una terminal, para una sola aerol铆nea.

Estas dr谩sticas consecuencias se debieron a varios factores. En primer lugar, cuando los evaluadores estimaron que el proyecto durar铆a cuatro a帽os, los responsables municipales insistieron en ce帽irse al plazo original de dos a帽os, lo que ya pon铆a en peligro las posibilidades de que el proyecto se completara con 茅xito. En segundo lugar, no se pidi贸 a las aerol铆neas que dieran su opini贸n hasta que el proyecto ya hab铆a empezado, lo que supuso que la inclusi贸n de sus nuevas peticiones hizo que los planificadores del proyecto dieran marcha atr谩s y perdieran tiempo y recursos valiosos.

驴C贸mo se produce el scope creep?

Son muchos los factores que pueden provocar un scope creep. El Project Management Institute enumera los siguientes cinco motivos habituales []:

• Definici贸n poco clara del alcance: Los proyectos que se definen 煤nicamente en t茅rminos empresariales o que carecen de detalles espec铆ficos pueden crear expectativas poco claras e interpretaciones err贸neas.

• Falta de gesti贸n formal del alcance o los requisitos: Esto puede ocurrir si los responsables de la toma de decisiones del proyecto dan un paso atr谩s tras establecer el alcance inicial. En este caso, es importante implicar a los responsables de la toma de decisiones a lo largo del proceso.

• Requisitos poco claros: Si los requisitos son de muy alto nivel y no est谩n claramente definidos, o si aparecen nuevas partes interesadas y a帽aden sus propios requisitos, puede producirse una ampliaci贸n del alcance.

• Falta de patrocinio y participaci贸n de las partes interesadas: El desinter茅s de las partes interesadas o de los patrocinadores puede reducir la comunicaci贸n, lo que a su vez puede provocar una ampliaci贸n del alcance.

• Duraci贸n del proyecto: Cuanto m谩s dure un proyecto, m谩s posibilidades hay de que se produzcan cambios en el negocio, las partes interesadas cambien sus prioridades y los competidores cambien las reglas del juego. Los proyectos de mayor envergadura pueden dividirse en subproyectos m谩s peque帽os para minimizar su duraci贸n.

C贸mo detener la expansi贸n del alcance

1. Prev茅 el scope creep antes de que comience el proyecto.

Gran parte de la prevenci贸n de la ampliaci贸n del alcance consiste en una buena planificaci贸n del proyecto. Esto implica:

• Establecer objetivos bien definidos: Los objetivos deben ser SMART, es decir, espec铆ficos (specific), medibles (measureable), alcanzables (achievable), relevantes (relevant) y con un plazo determinado (time-bound). Aseg煤rate de que todos los miembros del equipo conocen los requisitos, entregables y otros detalles.

• Crear un proceso de control de cambios: A veces el cambio es inevitable. Esto significa que hay que planificarlo lo mejor posible. Establece un sistema en el que los cambios puedan ser solicitados por los miembros del equipo, aprobados por las partes pertinentes y registrados.

• Implicar a todas las partes interesadas en la fase de planificaci贸n: Hacer part铆cipes a las partes interesadas de un proyecto en la fase de planificaci贸n te ayudar谩 a comprender lo que espera y requiere cada una de ellas, y te permitir谩 fijar objetivos realistas con los que las partes interesadas est茅n de acuerdo. Establece un calendario de comunicaci贸n con las partes interesadas y los patrocinadores para mantenerlos implicados a lo largo del proyecto; por ejemplo, planifica el env铆o de actualizaciones diarias sobre el progreso del proyecto o la organizaci贸n de reuniones semanales.

• Dividir los grandes proyectos en subproyectos: Como ya hemos dicho, cuanto m谩s largo es un proyecto, m谩s posibilidades hay de que se desv铆e su alcance. Si est谩s abordando un proyecto grande, considera la posibilidad de dividirlo en proyectos m谩s peque帽os para tener un mapa claro de las necesidades inmediatas y no pasar por alto ning煤n detalle.

Aprende m谩s: Las 4 fases de la gesti贸n de proyectos explicadas

2. Aborda la ampliaci贸n del alcance cuando se produzca.

No todos los scope creeps son malos鈥攄e hecho, a menudo son inevitables. A continuaci贸n te explicamos c贸mo tomar decisiones para tu proyecto una vez que hayas identificado que se ha producido un scope creep.

• Determina las consecuencias. Piensa en c贸mo afecta esto a tu proyecto. Una forma de abordarlo es considerar el tri谩ngulo de gesti贸n de proyectos. Se trata de un modelo que muestra que la calidad del resultado viene determinada por tres restricciones: alcance, presupuesto y tiempo. Se puede resumir con el dicho: 鈥淏ueno, r谩pido y barato: elige dos鈥�. Si no quieres que la calidad del proyecto se resienta, la modificaci贸n de una de estas limitaciones conllevar谩 un cambio en una de las otras, o en ambas. 驴Ampliar谩 la ampliaci贸n del alcance el plazo previsto del proyecto? 驴Aumentar谩 el coste? Saber c贸mo afectar谩 a tus recursos es importante para determinar c贸mo afrontarlo.

• Elige tus prioridades. Una vez que hayas determinado c贸mo afectar谩 la ampliaci贸n del alcance a tu proyecto, decide qu茅 limitaciones son tus prioridades. Si un cliente tiene una fecha de lanzamiento firme para un producto, querr谩 dar prioridad al tiempo, lo que puede significar que tendr谩 que aumentar su presupuesto. O si el presupuesto no es negociable, plant茅ate ampliar el plazo del proyecto. Si ampl铆as el alcance, pero quieres mantener el costo y el plazo originales del proyecto, ten en cuenta que la calidad del producto final podr铆a verse afectada.

Aumenta tus conocimientos de gesti贸n de proyectos

El scope creep es solo uno de los muchos retos a los que deben enfrentarse los gerentes de proyecto a la hora de concluir exitosamente un proyecto. Si est谩s interesado en obtener m谩s informaci贸n sobre c贸mo afrontar los retos de la gesti贸n de proyectos, considera obtener el Certificado Profesional de Gesti贸n de Proyectos de Google.