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驴Qu茅 es la gesti贸n de riesgos en la gesti贸n de proyectos?

En la gesti贸n de proyectos, el riesgo es cualquier acontecimiento potencial que pueda afectar al proyecto, positiva o negativamente. La gesti贸n de riesgos es el proceso de identificaci贸n y tratamiento de estos acontecimientos antes de que se produzcan o a medida que se producen. El riesgo puede presentarse de muchas formas diferentes: enfermedad de los empleados, inclemencias del tiempo, costos inesperados y retrasos en el transporte, entre otros.

Ning煤n proyecto est谩 exento de riesgos. Por ello, la capacidad de guiar un proyecto a trav茅s del riesgo es una de las habilidades m谩s importantes que se espera que tengan los gerentes de proyectos.

Los riesgos de un proyecto suelen afectar los siguientes aspectos de un proyecto:

• Presupuesto: El riesgo puede modificar la cantidad de dinero que se necesita para completar un proyecto.

• Calendario: Los calendarios y los plazos pueden sufrir retrasos o cambios inesperados.

• Alcance: Los objetivos iniciales pueden ampliarse o desviarse de las intenciones originales de un proyecto, lo que da lugar a una ampliaci贸n del alcance.

Los riesgos tambi茅n pueden tener las siguientes caracter铆sticas:

• Riesgo externo: Un riesgo externo es un riesgo que est谩 fuera del control del equipo del proyecto. Puede ser, por ejemplo, que un proveedor contratado no cumpla los plazos o las inclemencias del tiempo.

• Riesgo interno: Los riesgos internos son aquellos que el equipo del proyecto puede controlar. Algunos ejemplos son el incumplimiento de los plazos por parte de los miembros del proyecto o las estimaciones presupuestarias inexactas.

• Riesgo positivo (oportunidad): No todos los riesgos son malos. Un riesgo positivo, tambi茅n conocido como oportunidad, es un acontecimiento inesperado que puede tener un buen efecto en el proyecto. Los resultados del riesgo positivo pueden incluir la finalizaci贸n de las tareas antes de lo previsto o por debajo del presupuesto, o la superaci贸n de los objetivos originales. Los riesgos positivos pueden deberse a factores internos, como que los miembros del equipo sean m谩s eficientes con la ayuda de una nueva herramienta, o a factores externos, como un cambio de pol铆tica que ayude a tu proyecto.

Aprende m谩s: Las 4 fases de la gesti贸n de proyectos explicadas

C贸mo gestionar los riesgos de un proyecto

Deber谩s conocer el proceso t铆pico de gesti贸n de riesgos y las estrategias de mitigaci贸n de los mismos. El proceso de gesti贸n de riesgos te ayudar谩 a planificar y anticipar los riesgos, y las estrategias de mitigaci贸n te dar谩n las herramientas necesarias para afrontarlos si se producen.

Proceso de gesti贸n de riesgos

El proceso de gesti贸n de riesgos, o ciclo de vida, es una forma estructurada de afrontar los riesgos que pueden surgir en tu proyecto. Aunque encontrar谩s alguna peque帽a variaci贸n, el proceso de gesti贸n de riesgos, o ciclo de vida, suele seguir los siguientes pasos. Este proceso puede utilizarse tanto para los riesgos positivos como para los negativos.

1. Identifica los riesgos.

El primer paso para conocer los riesgos potenciales es saber cu谩les son. En este paso, identificar谩s los riesgos individuales que podr铆an afectar tu proyecto haciendo una lista (u hoja de c谩lculo) de los riesgos que podr铆an surgir. Algunos ejemplos de riesgos habituales en los proyectos son la implantaci贸n de un nuevo programa tecnol贸gico para el proyecto, tener un objetivo o un producto final del proyecto mal definido y no contar con las medidas adecuadas para proteger la salud y la seguridad de los miembros del equipo del proyecto.

Usa tu propia experiencia en la gesti贸n de proyectos y consulta proyectos anteriores similares para ver qu茅 retos puedes esperar. Tambi茅n querr谩s que las partes interesadas, los miembros del equipo y los expertos en la materia generen ideas contigo; es posible que tengan una visi贸n del campo que hayas pasado por alto.

2. Analiza el impacto del riesgo potencial.

En la etapa de an谩lisis de riesgos, explorar谩s la probabilidad de que se produzca cada riesgo, as铆 como el impacto potencial que tendr谩 cada uno de ellos en tu proyecto. Podr铆as empezar a colocar esta lista de riesgos en un registro de riesgos, un gr谩fico que presenta cada riesgo, seguido de informaci贸n como el nivel de prioridad y los planes de mitigaci贸n. Puedes registrar informaci贸n tanto cualitativa como cuantitativa.

3. Asigna prioridad a los riesgos.

En esta fase, asignar谩s la prioridad a los riesgos utilizando la probabilidad y el impacto de cada uno de ellos para determinar tus niveles de riesgo. Esto significa asignar a cada riesgo una prioridad alta, media o baja en funci贸n de los factores que hayas determinado. La evaluaci贸n de los riesgos da a tu equipo la oportunidad de ver d贸nde concentrar su energ铆a para mitigarlos.

4. Mitiga los riesgos.

Elabora un plan para mitigar cada riesgo. M谩s adelante veremos con m谩s detalle c贸mo tratar los riesgos. Anota tambi茅n estos planes en tu registro de riesgos.

5. Monitorea los riesgos.

En el 煤ltimo paso, establece un proceso para supervisar cada riesgo a medida que se inicia el proyecto. Puedes hacerlo asignando a los miembros del equipo la tarea de vigilar riesgos espec铆ficos y mitigarlos. As铆 te asegurar谩s de tener una idea constante de d贸nde est谩n los riesgos y de la probabilidad de que se produzcan, de modo que estar谩s preparado para afrontarlos si se producen.

Mitigaci贸n de riesgos: El proceso de afrontar los riesgos

El proceso de gesti贸n de riesgos establece un camino para que puedas afrontar los riesgos antes de que se produzcan. Pero, 驴cu谩les son las formas reales de mitigarlos? Evitar, aceptar, reducir y transferir son cuatro formas habituales de mitigar el riesgo. Decidir qu茅 paso usar para cada riesgo no es una ciencia exacta, y tendr谩s que usar tu juicio y experiencia para determinar cu谩l es el mejor. A continuaci贸n te ofrecemos m谩s detalles y orientaci贸n sobre cada t谩ctica de mitigaci贸n.

1. Evita

No todos los riesgos pueden evitarse, pero puede ser una buena idea hacerlo cuando se pueda. Evita un riesgo si existe una alta probabilidad de que se produzca. 驴Se ha ganado un proveedor asociado la reputaci贸n de proporcionar un trabajo de baja calidad? Busca otro. 驴Est谩s planificando un evento en 茅poca de lluvias? Traslada el evento al interior, o a una estaci贸n m谩s soleada.

2. Acepta

Aceptar los riesgos puede tener sentido si hay pocas probabilidades de que se produzcan y su impacto en el proyecto es bajo. En 煤ltima instancia, si el riesgo se produce, no deber铆a hacer descarrilar el proyecto. Supongamos que has encargado un ramo de girasoles para una boda, pero el florista te dice que hay una peque帽a posibilidad de que no tengan suficientes y tengan que sustituir algunos por tulipanes. Como la probabilidad de riesgo es baja y tener tulipanes en lugar de girasoles no va a arruinar la boda, puedes aceptar el riesgo en lugar de molestarte en buscar otro florista.

3. Reduce

Reducir el riesgo significa cambiar elementos del plan para minimizar la probabilidad de que ocurra o el impacto potencial en el proyecto. Los riesgos medios y altos son buenos candidatos para intentar reducirlos. Reducir suele requerir cierto esfuerzo o inversi贸n. Por ejemplo, un gerente de proyecto puede contratar a nuevos miembros si el equipo se est谩 retrasando.

Esto tambi茅n puede significar incluir t谩cticas de reducci贸n de riesgos en el plan del proyecto. Los amortiguadores de tiempo para tareas complejas o apropiados para el tiempo pueden permitir cierta flexibilidad si el trabajo empieza a retrasarse. Contar con un presupuesto de contingencias puede ayudar a absorber costeos inesperados si surgen.

4. Transfiere

La transferencia de riesgos implica trasladar el riesgo a otra parte ajena al proyecto. Esto puede significar obtener una p贸liza de seguros o subcontratar parte del trabajo a un tercero. El riesgo sigue existiendo, pero el impacto directo en el proyecto lo absorbe alguien ajeno a 茅l.

La gesti贸n de riesgos es una parte importante de la gesti贸n de proyectos porque el riesgo es casi inevitable en cualquier proyecto. No te preocupes鈥攅s raro eliminar por completo el riesgo. Escucha a Stanton, gerente de programas en YouTube, hablar de su experiencia en la gesti贸n de riesgos a lo largo de su carrera en el siguiente v铆deo.

Herramientas para gestionar el riesgo

Las herramientas pueden estructurar las ideas y los esfuerzos de tu equipo y servir de punto de referencia a lo largo del proyecto. He aqu铆 algunas de las que puedes considerar en tu proceso de gesti贸n de riesgos:

• Plan de gesti贸n de riesgos: Un plan de gesti贸n de riesgos suele ser un documento vivo que contiene toda la informaci贸n relacionada con el riesgo en tu proyecto. Puede contener un resumen ejecutivo, el registro de riesgos, los planes de mitigaci贸n, los propietarios de los riesgos y cualquier otra informaci贸n relativa al riesgo. Los gerentes de proyecto pueden actualizar el documento a medida que el proyecto avanza y las necesidades fluct煤an.

• Registro de riesgos: Un registro de riesgos es un gr谩fico que contiene todos los riesgos asociados a un proyecto, as铆 como sus niveles de prioridad, planes de mitigaci贸n y otros detalles importantes. Un registro de riesgos tambi茅n puede denominarse matriz de riesgos. Puedes encontrar un software de gesti贸n de proyectos que te ayude a elaborar registros de riesgos, o bien crear los tuyos propios en una hoja de c谩lculo.

Este es el aspecto que podr铆a tener un registro de riesgos cuando un equipo de proyectos prepara una empresa fuera de sus instalaciones:

Aprende a gestionar el riesgo en tu proyecto

La gesti贸n de riesgos tiene muchas partes, incluido un proceso formal para planificar los riesgos y varias estrategias para mitigarlos. Si buscas una forma de aprender a gestionar los riesgos de manera formal, puedes estudiar por tu cuenta o inscribirte en un curso de gesti贸n de proyectos, como el Certificado Profesional de Google Project Management o Gesti贸n de riesgos y cambios en los proyectos.